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Was sollte eine Kanzleisoftware leisten?

Die Auswahl an möglicher Kanzleisoftware ist immens. Es empfiehlt sich daher im Vorfeld zu überlegen, welche Anforderungen man an die entsprechende Anwaltssoftware oder Steuerberater-Software hat. Grundsätzlich ist die Entscheidung zu einer professionellen Anwaltssoftware absolut empfehlenswert, da diese in jedem Fall zeitliche und organisatorische Freiräume schafft.

Anwaltssoftware

Tipps zum Kanzleisoftwarekauf: Der Preis einer Anwaltssoftware sagt nichts über die Qualität der Anwendungen aus! Entscheiden Sie daher in jedem Fall leistungsorientiert. Achten Sie darüber hinaus auf die Updatehäufigkeit. Diese zeigt in der Regel, wie viel Zeit und Geld ein Anbieter in eine Software investiert. Regelmäßige Updates sind dabei sehr gut! Achten Sie darüber hinaus auf einen kompetenten und funktionierenden Support.

Zu den häufigsten Funktionen zählt die Akten-, Dokumenten- & Mandantenverwaltung,  Vorgangskontrolle, Abrechnungsfunktionen, Diktierfunktionen & Spracherkennung und Steuerung der Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Darüber hinaus gilt es zu prüfen, welche Hardwareanforderungen diese hat und wie hoch die Kompatibilität der bestehenden Technik dazu aufweist. Selbstverständlich sollten elementare Schnittstellen zu BeA (Title: elektronisches Anwaltspostfach) oder EGVP vorhanden sein. Es gibt zusätzlich zu den hier genannten Funktionen sicherlich noch eine Vielzahl von Anwendungen, welche jedoch hier im Detail nicht geklärt werden sollen. Für detailliertere Fragen stehen wir Ihnen gern jederzeit zur Verfügung und beraten Sie ganzheitlich zu Ihrer Kanzlei. Nutzen Sie dazu lediglich unser Anfrageformular oder unsere Hotline. Nachfolgend gehen wir nun detaillierter auf verschiedene Anbieter und Angebote ein. Wesentliche Aussagen sind hierbei von Jurawiki abgeleitet und zusammengefasst.

Die 10 beliebtesten Kanzleisoftware-Anbieter

In diesem Abschnitt kommen wir nun zu den 10 beliebtesten Kanzleisoftware-Angeboten, die im deutschsprachigen Markt existieren. Die Listung wurde aus unserer persönlichen Sicht getroffen und beinhaltet Aussagen aus Jurawiki, Foren sowie anderen Quellen. In der nachfolgenden Grafik sind die Kanzleisoftwaren aufgeführt bzw. dargestellt.

Kanzleisoftware

Darüber hinaus gibt es selbstverständlich noch eine riesige Auswahl verschiedener Software-Angebote, welche unter anderem auch den Ansprüchen von Rechtsanwälten genügen. Bei den nachfolgend vorgestellten Anbietern handelt es sich um im Markt etablierte Softwareentwickler.

Wichtiger Hinweis:  Wir von Systemhaus.com beraten Sie persönlich und transparent zur Ihrer Kanzleisoftware! Wir realisieren jede der nachfolgenden Kanzleisoftwaren auf jedem MAC und Endgerät (Infos dazu im vorletzten Abschnitt). Nutzen Sie unsere unabhängige Meinung als IT-Service-Manager mit langjähriger Erfahrung auf diesem Gebiet. Jetzt Anfrage stellen oder einfach anrufen.

RA-MICRO

Starten wir gleich mit dem Marktführer RA-MICRO, welcher aktuell bei über 14.000 Kanzleien (60.000 PC-Arbeitsplätze) im Einsatz ist. Diese Software ist auf höchstem Standard und erfüllt sämtliche Anforderungen, welche man an eine Anwaltssoftware bzw. Kanzleisoftware haben kann. Hierbei versteht sich diese Software als Allrounder und es sind sogar keine eigenen Office-Programme notwendig. Dies liegt einerseits an der langen Expertise, welche man in über 30 Jahren Software-Entwicklung aufgebaut hat. Aktuell ist RA-MICRO NUR auf Windows ausgelegt und NICHT auf MAC´s. Wir von Systemhaus.com ermöglichen jedoch auch mit unserem Know-How, dass diese Software auch auf solchen Endgeräten funktioniert. Die Software gibt es als Einzelplatz-Version mit FiBU, Mahnverfahren, Zwangsvollstreckung, E-Mail-System und allen Funktionen zur Kanzleiorganisation bereits ab 48,00 EUR monatlich inkl. Support und laufender Programmpflege. Darüber hinaus existiert hierzu eine kostenfreie APP, welche man auf iPhones und iPads nutzen kann (NUR für Apple-Produkte). Alle weiteren Infos im Überblick gibt es hier oder durch unseren Berater vor Ort. Ebenfalls beraten wir Sie zu passender Diktiersoftware oder zum sicheren E-Mail-Verkehr.

ADVOLUX

Die Kanzleisoftware von ADVOLUX (Alle Infos & Preise im Überblick) findet auf Jurawiki leider nicht ganz so große Beachtung und verkennt hierbei die Möglichkeiten für Anwälte und Steuerberater im Alltag. Grundsätzlich ist diese Variante sehr intuitiv und für Windows, Linux sowie auch für MAC geeignet.

Wichtiger Hinweis: Die Windows-Version wird von Haufe vertrieben und die Softwarepakete für Linux sowie MAC direkt von ADVOLUX. Der Preis ist derselbe!

Hinzu kommt, dass dieses Programm Anwendungen von OpenOffice sowie von Microsoft Office unterstützt. Je nach Anforderung gibt es zwei Pakete, welche man für seine Kanzlei buchen kann. Für Einzelkämpfer gibt es ein Start-Paket, welches zwar etwas abgespeckt ist, jedoch nur 1880,54 € pro Jahr kostet. Die Vollversion kostet für den Einzelplatz 487,00 € pro Jahr (40,58 € pro Monat zzgl. MwSt) und wird bei weiteren Arbeitsplätzen etwas günstiger. Ein herausragender Aspekt, warum diese Kanzleisoftware bei Rechtsanwälten so beliebt ist, liegt in der Tatsache, dass diese Software von Rechtsanwälten für Rechtsanwälte entwickelt wurde. Weitere Stimmen zur Software findet man im Forum von Foreno. Darüber hinaus sind die Kommentare zu diesem Produkt eher rar.

advoware

Als nächstes beleuchten wir nun die Software-Angebote von advoware (Übersicht zu Advoware Kanzleisoftware), welche seit dem Jahr 2001 mit Kanzleisoftware im deutschen Markt agiert. Nach Aussagen von Jurawiki, gilt diese Softwarelösung als Trendwende zu mehr Professionalität in dieser Branche hierzulande. Das führte schnell dazu, dass dieses Unternehmen derzeit über 4.000 Kanzleien mit eigenen Software-Lösungen versorgt. Nutzer sind vor allem durch das attraktive Preis-Leistungs-Verhältnis und die einfache Bedienbarkeit begeistert. Hinzu kommt, dass es sich hierbei um eine Datenbanktechnik handelt, wobei alle Daten zentral auf einem Server gespeichert und zugänglich gemacht werden. Diese Anwendung ist lediglich auf Windows-PCs möglich.

Berufseinsteiger erhalten die Einzelplatz-Lizenz kostenfrei, welche ansonsten einmalig 495,00 € (zzgl. 19 % MwSt) pro Arbeitsplatz kostet. Darüber hinaus gibt es eine Support-Pauschale sowie eine Programmpflegegebühr in Höhe von 18,10 € (zzgl. 19 % MwSt) monatlich. Diese gilt allerdings für bis zu 3 Arbeitsplätze bzw. Lizenzen. Darüber hinaus werden diese Pflegekosten deutlich niedriger. Zusammen kostet demnach ein Einzelarbeitsplatz im ersten Jahr 59,35 €, im zweiten Jahr 38,73 €, im dritten Jahr 31.85 € und so weiter. Die Stimmen im Netz sind zu dieser Software sehr positiv und auch die Hotline wird häufig gelobt. Weitere Stimmen in Foren findet man unter den nachfolgenden Links: Forum-Jurawelt, Foreno, AdvoBlog.

AnNoText

Als nächstes stellen wir die juristische Software mit dem Namen AnNoText vor. Bei diesem Anbieter handelt es sich um eine Lösung für größere Anwaltskanzleien oder Steuerberatungskanzleien. Dies kommuniziert der Anbieters zumindest sehr bewusst direkt auf der Startseite. Somit wird schnell klar, dass dies für Kunden mit größerem Geldbeutel in Frage kommt. Die Einstiegssoftware für kleinere Anwaltskanzleien oder Berufseinsteiger ist AnNoText Advoline. Dieses Paket gibt es einmalig ab 595,00 € (zzgl. MwSt.) und ist frei von einem Wartungsvertrag und es existiert keine Updatepflicht. Dieses Angebot wird vollwertig als CD bzw. DVD ausgeliefert und kann selbst installiert werden. Hierbei sind die Module zur Aktenverwaltung, Vorlagenverwaltung, Mahn- und Forderungsmanagement sowie Aspekte zur Buchhaltung inbegriffen. Darüber hinaus können bei gesteigerten bedarf die Kanzleisoftware erweitert werden. Eine solche Erweiterung ist Advoline Plus, (einmalig 279,00 €) welche die Forderungsberechnung nach § 367 BGB und die Erstellung von Mahnbescheiden beinhaltet. Sollte man darüber hinaus Lösungen fordern bzw. benötigen, dann führt kein Weg an einem persönlichen Beratungsgespräch vorbei. Hierzu können Sie auch uns von Systemhaus.com gern jederzeit befragen.
Leider gibt es keine konkreten Nutzererfahrungsberichte zu dieser Softwarelösung. Es zeigt zumindest, dass diese Variante nicht zu den „Must-haves“ gehört. Sollten Sie anderer Meinung sein, dann schreiben Sie uns an office@systemhaus.com Ihre Erfahrungen.

DATEV

Mit DATEV Anwalt classic pro (ehemals DATEV Phantasy) kommen wir zu einem weiteren Schwergewicht der Kanzleisoftware-Branche. Der Markenname dahinter hält was er verspricht und zwar eine professionelle Kanzleiorganisationssoftware. Mit dieser Software hat man ein kompaktes Paket für nahezu alle Anwendungsfelder. So zählt eine Akten- und Adressverwaltung mit Kollisionsprüfung, Aufwandserfassung, Controlling-Auswertung, Fristen-, Wiedervorlage- und Terminverwaltung, Rechnungserstellung nach RVG, Dokumentenverwaltung sowie eine E-Mail-Verwaltung zu den Kernleistungen der Anwendung. Optional kann man den Inkasso-Import oder das Notariat hinzubuchen. Für Existenzgründer gibt es zwei Einstiegsangebote, welche je nach Laufzeit gestaffelt sind. Steuerberater erhalten das Paket DATEV-Starterpaket-Compact (kostet 30,00 € pro Monat), welches 24 Monate oder 36 Monate läuft. Bei Rechtsanwälten heißt das Paket DATEV-Startpaket classic (Ermäßigung – 50 % im 1. Jahr, 30 % im 2. Jahr, 20 % im 3. Jahr) oder DATEV-Startpaket compact (15,00 € pro Monat für 2 Jahre – Jahres-Umsatz unter 10.000 €).  Für konkrete Preisanfragen empfehlen wir Ihnen sich mit uns in Verbindung zu setzen, sodass wir Sie ausführlich und transparent dazu informieren können. Erwähnenswert ist noch, dass diese Softwarelösungen Schnittstellen zu Microsoft Outlook, WebAkte KFZ, WebAkte Mandant, drebis und anderen hat.

LawFirm

Kommen wir nun zur Kanzleisoftware von LawFirm, welche unter der Domain kanzleirechner.de zu finden sind. Die Homepage ist leider nicht sehr modern und wirkt ebenfalls nicht sonderlich aufgeräumt. Das ist prinzipiell auch nicht notwendig, schließt jedoch zum Teil auf die Usability der Software. Aussagen zur Nutzerführung sollen jedoch am Ende, aufgrund von Erfahrungsberichten, aufgegriffen werden.  Grundlegend lässt sich zu LawFirm sagen, dass diese Anwaltssoftware schon länger auf dem Markt ist und daher zahlreiche Funktionen mit sich bringt. Neben einem Dokumentenmanagement mit zahlreichen CRM-Funktionen, punktet dieses System mit einer eigenen Zeiterfassung, welche ebenfalls als Grundlage zur Leistungszuordnung fungiert. Darüber hinaus sind ein elektronisches Mahnverfahren, zahlreiche Vorlagen (ZV – Zwangsvollstreckung, PKH – Prozesskostenhilfe, Beratungshilfe & Co.), Schnittstellen und das besondere elektronische Anwaltspostfach integriert. Darüber hinaus kann man es selber installieren und bekommt mit zahlreichen Video-Tutorials schnell einen Einblick in alle Anwendungsmöglichkeiten. Als wäre dies nicht genug, gibt es sogar einen eigenen Blog einigen relevanten Informationen zur Software. Hier kann man jedoch nicht, wie es für einen Blog typisch ist, seine eigenen Erfahrungen oder Anliegen zum Ausdruck bringen. Es ist eher eine News-Variante. Neben den schon erwähnten Funktionen ist dieses Anwaltsprogramm mit Windows und ebenfalls mit Apple-Produkten (iPhone, iPad, Mac-Book etc.) kompatibel. Blickt man nun auf die Anschaffungs- sowie die Softwarepflegekosten, so splitten sich diese derzeit wie folgt:

  1. Die Standard-Software für Berufseinsteiger kostet pro Platz einmalig 350,00 € (netto)
  2. Die Professional-Software kostet pro Platz einmalig 920,00 € (netto)
  3. Für Umsteiger gelten geringere Kosten (Standard: 280,00 € / Professional: 736,00 €)
  4. Monatliche Gebühren zur Software-Pflege (Standard: 25,05 € / Professional: 35,28 €)

Die Update-Häufigkeit findet regelmäßig statt und der Support wird in anderen Foren deutlich gelobt. Das sind wiederum Eigenschaften die definitiv für diese Anwaltssoftware sprechen. Aktuell sind über 3.000 Anwender mit diesem Programm ausgestattet.

a•Jur

Als nächstes sollen Informationen zur Kanzleisoftware von a-Jur vorgestellt werden. Diese Software wurde im Jahr 2001 entwickelt und stammt aus einer Rechtsanwaltskanzlei aus Hamburg. Das Preismodell ist hierbei simple, da es nur zwei Varianten gibt. Zunächst können Interessenten dieses Softwarepaket 6 Monate kostenlos und unverbindlich testen. Entscheidet man sich anschließend für die Nutzung dieses Anwaltsprogramms, so kostet dieses 150,00 € (netto) pro Arbeitsplatz im Jahr. Nach eigenen Aussagen verwenden bereits tausende Rechtsanwälte und Mitarbeiter a-Jur. Grundlegend ist diese Anwaltssoftware mit folgenden Funktionen ausgestattet.

Kanzleisoftware a-Jur

Nach einigen Erfahrungsberichten zu Folge, hat diese Software nahezu alles was man benötigt und Microsoft Office kann integriert werden, um Schulungsaufwand zu minimieren (es existiert auch eine Hilfedokumenation im Internet). Ebenfalls ist eine Datenintegration bei Wechseln problemlos möglich. Als Systemvoraussetzung ist lediglich Windows notwendig. Als Fazit lässt sich sagen, dass diese Kanzleisoftware zu den günstigsten zählt und man aufgrund der kostenfreien 6 Monate kaum Fehler machen kann. Im Zweifel downloaden und selbst ein Bild machen.

STP

Als vorletzten Anbieter in der Rubrik der Kanzleisoftware in Deutschland, gilt es, den Anbieter STP aus Karlsruhe mit seinen Programmen der Serie LEXolution zu nennen. Hierbei spielen vor allem die Produkte LEXolution.KMS und LEXolution.DMS Pro eine wesentliche Rolle für Kanzleien. Diese Zweiteilung liegt in der inhaltlichen Ausrichtung der Programme. KMS richtet sich an die Optimierung der Arbeitsprozesse sowie der Abläufe von mittleren und großen wirtschaftsberatenden Sozietäten sowie Insolvenzkanzleien. Daher ist dieses Produkt für kleinere Rechtsanwaltskanzleien eher ungeeignet, da hiermit entsprechende Kosten einhergehen (diese sind leider nicht öffentlich). DMS Pro erleichtert die Übersichtlichkeit von Informationen, die es in einer Kanzlei zu organisieren gilt. Hierbei geht es vorrangig um die Mandantenverwaltung, welcher in einer elektronischen Akte eingeordnet ist und zur täglichen Bearbeitung auch mobil zur Verfügung steht. Zu diesem Produkt existieren leider keine Erfahrungsberichte in einschlägigen Blogs. Daher ist diese Software vermutlich für kleinere Kanzleien eher ungeeignet. Auf der eigenen Webpräsenz rühmt man sich einen Großteil der TOP 30 InsO-Kanzleien in Deutschland ausgestattet zu haben. Dies ist sehr lobenswert, verdeutlich jedoch erneut, dass der Schwerpunkt eher auf größere Sozietäten liegt.

timeSensor LEGAL

Kommen wir nun zur Anwaltssoftware der timeSensor AG, welche timeSensor LEGAL heißt. Dieses Softwarehaus beschäftigt sich seit 30 Jahren mit der Entwicklung von Programmlösungen für Rechtsanwälte, Notare und Rechtsabteilungen. Diese Variante für kleine und mittelgroße Kanzleien läuft auf Windows sowie auf Mac bzw. iOS. Dabei verfügt diese Kanzleisoftware über folgende Leistungen: CRM, Mandatsmanagement, Zeiterfassung,  Fakturierung, Dokumentenmanagement, Fristen und einiges mehr. Diese Software ist als eine von wenigen auch mehrsprachig ausgerichtet. Egal, ob Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch oder Portugiesisch, diese Sprachen werden alle unterstützt. Leider gibt es zu dieser Software hierzu keine Erfahrungsberichte auf einschlägigen Blogs. Preise sind ebenfalls nicht zu finden, da man hierzu eine Präsentationsanfrage stellen muss.

WinJur

Als letzten Vertreter dieser Vorstellungsrunde gehen wir auf die IT-Lösung für Anwälte von WinJur ein. Diese AG existiert seit über 25 Jahren, hat ihren Sitz in der Schweiz und wird auch von dort aus geführt. Nach eigenen Aussagen ist man bei den Eidgenossen sogar Marktführer im Bereich der Anwaltssoftware. Von dort aus drängt man nun auch stärker auf den deutschen Markt. Die Kanzleisoftware ist nach eigenen Aussagen sehr einfach in der Bedienbarkeit und funktioniert auf entsprechenden Windowsversionen 7, 8 und 10. Man bezeichnet sich zudem als Spezialist, um automatisch Dokumente und E-Mails zu erstellen. Zu den grundsätzlichen Leistungen zählen die Funktionen Mandanten- & Aktenverwaltung, Kontaktverwaltung, Termine & Fristen, Zeiterfassung, automatische Dokumentation und Rechnungslegung. Somit hat man prinzipiell alles, was man als Kanzlei benötigt. Die Besonderheit bei diesem Produkt ist, dass es sich hierbei um einmalige Anschaffungskosten handelt, welche pro Arbeitsplatz bei 390 € liegt. Ab drei Arbeitsplätzen kosten diese nur 990 €. Ein kostenfreier E-Mail-Support ist ebenfalls Bestandteil der Investition. Allerdings geht auf der Website des Unternehmens nicht hervor, wie es sich im Falle von Updates verhält. Ebenfalls erkennt man nicht, welche Erweiterungen in welchen Abständen erfolgen. Im Zweifel sollte man dies im Detail mit Beratern dieser Firma ansprechen bzw. klären.  Einen ausführlichen Erfahrungsbericht findet man unter dem folgenden Link.

Kanzleisoftware (Anwaltssoftware & Steuerberater-Software) für den MAC

Nachdem nun einige Kanzleisoftware-Produkte vorgestellt worden, widmen wir uns nun der Frage: „Wie bekomme ich Kanzleisoftware auf meinen MACs zum Laufen?“. Dabei gibt es aus derzeitiger Sicht vier einfache Lösungsansätze, wenn ein Software-Angebot nicht von vornherein für den MAC bzw. auf iOS ausgelegt ist. In der nachfolgenden Grafik sind diese vier Möglichkeiten kurz dargestellt.

Kanzleisoftware - MAC - iOS

Bei der ersten Lösungsvariante handelt es sich um die Virtualisierung einer Windows-Version auf dem MAC-Betriebssystem. Das Windows wird quasi emuliert. Der Vorteil hierbei ist, dass das MAC-System parallel läuft. Der Nachteil liegt hingegen in der Leistungsgeschwindigkeit. Die Einrichtung sollte hierbei nicht länger als fünf Arbeitsstunden dauern.

Ein weiterer Ansatz ist die Installation des Windows direkt auf der Festplatte des Rechners, wobei man beim Start des MACs auswählen kann, mit welchem Betriebssystem man arbeiten will. Der Vorteil liegt hierbei in der schnelleren Leistungsverarbeitung und wird nur von der Tatsache getrübt, dass man keinen direkten Zugriff auf den MAC hat. Hierbei ist ein Arbeitsaufwand von ebenfalls fünf Stunden realistisch.

Die dritte Möglichkeit ist die Installation einer virtuellen Maschine, welche sich auf einem Server in der Kanzlei befinden kann. Hierbei findet die Aufschaltung per sicherer VPN (Virtual Privat Network) statt. Somit muss man lediglich das VPN auf dem MAC einrichten und sonst nichts. Allerdings benötigt die Kanzlei Servertechnik oder muss einen Windows-PC bereitstellen, auf dem die Einwahl stattfindet. Der Arbeitsaufwand hierfür liegt bei ca. sechs Arbeitsstunden und es empfiehlt sich die Anschaffung eines Mini-Servers.

Als letzte Variante kann man in einem Rechenzentrum den virtuellen PC inkl. der Kanzleisoftware betreiben.  Der Kunde muss sich somit um nichts kümmern. Es empfiehlt sich hierbei sogar die Datenbank sowie andere Software ebenfalls dort zu hosten, damit man zentral an einem Ort alle Daten verwalten kann.

Sollten Sie darüber hinaus Fragen und Anregungen haben, so nutzen Sie bitte unser Anfrageformular ganz oben. Wir werden uns anschließend zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen.

Kanzleisoftware (Anwaltssoftware & Steuerberater-Software) – Kostenlos

Kommen wir nun zu einem viel diskutierten Thema und zwar der kostenfreien Kanzleisoftware. Auf Jurawiki werden unter anderem texManager Light, Canzeley, OpenLawyer´s, Ol§Ro oder j-lawyer.org genannt. Diese sollen hier im Detail nicht diskutiert werden, da man sich hierzu idealerweise ein eigenes Bild machen kann. Grundlegend lässt sich dazu jedoch sagen, dass kostenfreie Software nur in sehr seltenen Fällen den Anforderungen einer professionellen Kanzlei gerecht werden kann. Die Entwicklung und Pflege eines solchen Verwaltungssystems ist aufwendig und kostspielig. Das muss auf irgendeine Weise refinanziert werden. Wer jedoch als Einsteiger oder kleine Kanzlei anfängliche Kosten scheut, der kann sich hier wohlmöglich gut aufgebhoben fühlen.